Voorwoord
Dit inkoopbeleid is ontwikkeld om een heldere leidraad te bieden bij het inkopen van goederen en diensten. Als organisatie zonder winstoogmerk, hechten we waarde aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van onze inkopen. Daarnaast staan duurzaamheid en transparantie hoog in het vaandel. Het beleid richt zich op het stimuleren van verantwoord ondernemen, waarbij oog is voor maatschappelijke impact en het efficiënt omgaan met publieke middelen.
Door duidelijke inkooprichtlijnen te hanteren, kunnen we onze leveranciers en partners op een transparante manier betrekken bij het bereiken van onze doelen. Dit document is een belangrijk onderdeel van onze strategie om verantwoorde keuzes te maken en tegelijkertijd waarde te creëren voor onze leden en de bredere samenleving.
Inhoudsopgave
Inleiding
De Coöperatie Waardemakers in Waterstof U.A., zonder winstoogmerk, heeft als doel een positieve impact te maken binnen de waterstof sector in de regio Twente. Het goed beheren van onze financiële middelen is dan ook essentieel voor het waarmaken van onze missie. Dit inkoopbeleid biedt een kader voor het verantwoord inkopen van goederen en diensten en is van toepassing op alle medewerkers en vrijwilligers die betrokken zijn bij inkoopprocessen. Door een transparante en gestructureerde aanpak te volgen, zorgen we ervoor dat we op een rechtmatige en verantwoorde manier omgaan met de financiële middelen van de coöperatie.
De coöperatie maakt gebruik van diverse Nationale en Europese fondsen en subsidies om haar projecten te financieren. Het gebruik van deze middelen vereist een gedetailleerde verantwoording om ervoor te zorgen dat deze middelen op de juiste manier worden besteed.
In een tijd van toenemende maatschappelijke verantwoordelijkheid, digitalisering en duurzaamheid speelt inkoop een centrale rol in het realiseren van onze strategische doelstellingen. Dit inkoopbeleid beschrijft niet alleen de procedures voor grote inkopen boven €50.000, maar geeft ook richtlijnen voor kleinere aankopen. Verder ligt de focus op duurzame samenwerkingsverbanden met leden en externe leveranciers, waarbij oog is voor innovaties en sociale impact.
Dit inkoopbeleid biedt duidelijke richtlijnen voor alle inkopen die de coöperatie uitvoert en helpt ons om transparant te blijven in onze processen. Of het nu gaat om de inkoop van kleine diensten of grote installaties, onze prioriteiten zijn duurzaamheid, ethiek, en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Inkoopdoelstellingen
De coöperatie streeft ernaar haar inkoopactiviteiten zodanig te organiseren dat ze bijdragen aan de missie en maatschappelijke doelen van de organisatie. De belangrijkste doelstellingen zijn:
- Verantwoord omgaan met publieke middelen: Bij iedere inkoop staat de vraag centraal hoe we de meeste waarde kunnen creëren binnen het beschikbare budget.
- Transparantie en integriteit: De coöperatie heeft een transparante inkoopstructuur waarbij alle uitgaven worden verantwoord, en beslissingen worden genomen op basis van objectieve en meetbare criteria.
- Maatschappelijke en duurzame waarde: We streven ernaar om bij iedere aankoop de impact op milieu en maatschappij te overwegen. Dit betekent dat we bij voorkeur inkopen bij maatschappelijk verantwoorde en duurzame leveranciers.
Investeringen
Investeringen in goederen of diensten zijn opgedeeld in twee categorieën. Voor uitgaven lager dan €50.000 gelden vereenvoudigde regels rondom aanbesteding en selectie van leveranciers.
Aanschaf van goederen of diensten onder de €50.000
Voor goederen en diensten met een waarde onder de €50.000 geldt een vereenvoudigd inkoopproces. Ook onder deze drempelwaarde blijft het belangrijk dat deze inkopen voldoen aan de algemene principes van transparantie, doelmatigheid en rechtmatigheid.
- Offerteprocedure: Voor aankopen onder de €50.000 wordt geen aanbesteding vereist, maar het blijft verplicht om minimaal twee offertes op te vragen om ervoor te zorgen dat de keuze voor een leverancier gebaseerd is op prijs-kwaliteitverhouding.
- Goedkeuring: Uitgaven onder €2.500 kunnen door één bestuurslid binnen de organisatie worden goedgekeurd zonder toestemming van het gehele bestuur, mits er sprake is van een goede onderbouwing en naleving van het inkoopbeleid. Uitgaven tussen de €2.500 en €50.000 dienen ter aller tijde te worden goedgekeurd door ten minste twee bestuursleden van de coöperatie, zoals is vastgelegd in het bestuursreglement (Bijlage B).
Inkoop bij een orderwaarde van meer dan €50.000
Voor aankopen met een waarde van meer dan €50.000 gelden aanvullende eisen om de transparantie en rechtmatigheid van het proces te waarborgen:
- Aanbestedingsprocedure: Bij een inkoopwaarde boven de €50.000 worden minimaal drie offertes opgevraagd van verschillende leveranciers. Dit geeft de coöperatie de mogelijkheid om een verantwoorde keuze te maken op basis van prijs, kwaliteit en duurzaamheid.
- Goedkeuringsprocedure: Grote projecten en aankopen moeten worden goedgekeurd door het bestuur van de coöperatie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het waarborgen dat de inkoop in lijn is met de missie en de strategische doelstellingen.
- Evaluatie en monitoring: Het inkoopproces en de prestaties van de leverancier worden nauwkeurig gemonitord en geëvalueerd. Dit helpt de coöperatie om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de geleverde diensten en goederen en om toekomstige inkoopbeslissingen te verbeteren.
Transparantie, Rechtmatigheid en MVO
Transparantie en Rechtmatigheid
Het inkoopbeleid is ontworpen om volledige transparantie te garanderen in alle inkoopactiviteiten. Alle inkopen dienen te voldoen aan de wet- en regelgeving, zowel nationaal als Europees. Dit waarborgt de integriteit van de organisatie en zorgt ervoor dat gemeenschapsgeld op een verantwoorde manier wordt besteed.
- Inkoopdossiers: Voor iedere inkoop wordt een dossier aangelegd waarin alle offertes, contracten en correspondentie met de leverancier worden bewaard. Deze dossiers zijn toegankelijk voor bestuursleden en worden regelmatig geëvalueerd.
- Rapportage: Elk jaar wordt een inkooprapport opgesteld waarin de belangrijkste aankopen worden opgenomen en gedeeld met het bestuur en de leden van de coöperatie.
- Verantwoordelijkheid: De verantwoordelijkheid voor de naleving van het inkoopbeleid ligt bij degene die de inkoop organiseert en het bestuur van de organisatie.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
De coöperatie vindt maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) belangrijk. Dit houdt onder andere in dat bij elk inkoopproces wordt gekeken naar de sociale en economische impact van de aankoop. Het doel is om bij te dragen aan een duurzame en eerlijke samenleving door bewuste keuzes te maken in het inkoopproces.
- Duurzaamheid: Bij elke inkoop wordt gekeken naar de milieueffecten van het product of de dienst. We geven de voorkeur aan leveranciers die duurzame producten aanbieden of werken met circulaire bedrijfsmodellen.
- Inclusiviteit: Het bevorderen van arbeidsparticipatie en diversiteit is een belangrijk criterium in ons inkoopbeleid. We moedigen de inzet van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt aan en streven naar inclusieve samenwerking met onze leveranciers.
- Sociale impact: Bij voorkeur selecteren we leveranciers die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen en ethische bedrijfspraktijken hanteren.
Reis- en verblijfkosten
Voor reizen die medewerkers of bestuursleden van de coöperatie maken in het kader van hun werkzaamheden, worden de reis- en verblijfkosten vergoed volgens de CAO van het Rijk. In de Bijlage A worden de maximaal declareerbare kosten gespecificeerd per Europees land en per stad of overige gebieden.
- Accommodatie: In de bijlage zijn kosten voor overnachting opgenomen per stad of overige gebieden, dit tarief is exclusief verteringen en geldt voor dienstreizen langer dan 18 uur.
- Dagvergoeding: Reizigers ontvangen een dagvergoeding voor maaltijden en overige uitgaven, deze vergoeding wordt berekend per halve dag, op basis van 24 uur en vanaf het 12e uur. Een dienstreis van 12 tot 24 uur betekent dus een halve dagvergoeding.
- Goedkeuring van afwijkingen: In gevallen waarin de standaardvergoeding niet toereikend is, kan een hogere vergoeding worden toegekend na goedkeuring door het bestuur.
- Reiskostenvergoeding dienstreizen buitenland: Reiskosten worden vergoed op basis van de daadwerkelijke kosten. Voor vliegreizen geldt een (retour)ticket in Economy Class, voor treinreizen een (retour)ticket in eerste klas en voor gereden kilometers geldt het dan geldende maximale onbelaste tarief per kilometer.
- Uitzonderingen subsidies: In gevallen waarbij gebruik wordt gemaakt van gemeenschapsgelden zijn de regels van de betreffende subsidie leidend. Tarieven kunnen daardoor lager (of hoger) liggen dan vastgelegd in Bijlage A.
Klachtenprocedure
De coöperatie biedt een klachtenprocedure aan leveranciers en andere betrokkenen om eventuele geschillen snel en effectief op te lossen.
- Contractregister: Alle contracten worden geregistreerd in een centraal contractbeheerplatform, dat zorgt voor overzicht en tijdige opvolging van contractuele verplichtingen.
- Klachtenprocedure: Leveranciers en andere belanghebbenden kunnen klachten indienen over het inkoopproces. Deze klachten worden behandeld door via een klachtenmeldpunt binnen de organisatie, waarbij gestreefd wordt naar een snelle en eerlijke oplossing.
Slotbepaling
Dit inkoopbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd om te voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving en de doelstellingen van de coöperatie. Het bestuur is eindverantwoordelijk.